Digitale Kundenkartei Kosmetik: Inhalte, Datenschutz, Umstieg

Was in die Kundenkartei im Kosmetikstudio gehört

Die Kundenkartei ist dein Gedächtnis. Sie sorgt dafür, dass du beim fünften Termin noch weißt, welches Peeling beim zweiten Termin gebrannt hat und welche Farbe die Kundin für ihre Brauen mag. Gleichzeitig ist sie dein Nachweis, falls es nach einer Behandlung Ärger gibt.

Diese Angaben haben sich bewährt:

• Kontakt: Name, Telefon, E-Mail, auf Wunsch Geburtsdatum.
• Hautbild: Hauttyp, Besonderheiten wie Couperose, Akne oder Pigmentflecken.
• Gesundheit: Allergien, Unverträglichkeiten, relevante Medikamente, Schwangerschaft. Das kommt am besten aus einem Anamnesebogen.
• Behandlungen: Datum, was gemacht wurde, wer behandelt hat, wie die Haut reagiert hat.
• Produkte: Welche Produkte, Farben oder Wirkstoffe verwendet wurden, bei Farben auch die Charge.
• Fotos: Vorher und nachher, zur internen Dokumentation.
• Einwilligungen: Datenschutz, Gesundheitsdaten, Fotos, Newsletter. Jeweils mit Datum.
• Notizen: Vorlieben, Gesprächsthemen, Kaffee mit oder ohne Milch.

Papier, Excel oder App: der ehrliche Vergleich

Viele Studios starten mit Karteikarten und wechseln später zu Excel. Beides funktioniert, hat aber Grenzen. So schneiden die drei Varianten im Alltag ab:

Ein Rechenbeispiel zur Zeit: Wenn du pro Termin 2 Minuten mit Suchen und Abheften verbringst und 25 Termine pro Woche hast, sind das rund 50 Minuten pro Woche. Im Monat kommen gut 3,5 Stunden zusammen, in denen du nicht behandelst.

Excel hat einen besonderen Haken: Die Datei liegt oft unverschlüsselt auf dem Laptop, wird per Mail verschickt oder landet in einem privaten Cloud-Ordner. Sobald Allergien drinstehen, ist das ein echtes Datenschutzrisiko.

Datenschutz: Warum Allergien die Kartei heikel machen

Allergien, Hautkrankheiten, Medikamente und Schwangerschaft sind Gesundheitsdaten. Die DSGVO zählt sie zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Diese Daten darfst du grundsätzlich nur verarbeiten, wenn eine Ausnahme greift.

Für Arztpraxen gibt es eine eigene Ausnahme für die Gesundheitsversorgung. Für Kosmetikstudios passt sie nach verbreiteter Einschätzung kaum, eine gerichtliche Klärung dazu kennen wir nicht. Der sichere Weg ist deshalb die ausdrückliche Einwilligung der Kundin (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), schriftlich oder digital, mit Hinweis, dass sie die Einwilligung jederzeit widerrufen kann.

• Einwilligung für Gesundheitsdaten getrennt von Fotos und Newsletter einholen.
• Datum der Einwilligung in der Kartei festhalten.
• Nur die Personen im Team auf Gesundheitsdaten zugreifen lassen, die behandeln.
• Bei Widerruf: Gesundheitsangaben löschen und notieren, dass die Kundin keine Angaben mehr machen möchte.

Worauf du bei einer Kundenkartei-App achten solltest

Wenn du eine App nutzt, verarbeitet der Anbieter die Daten deiner Kundinnen in deinem Auftrag. Du bleibst trotzdem verantwortlich. Prüf deshalb vor dem Wechsel diese Punkte:

• Server in Deutschland oder der EU: Frag konkret nach dem Standort, auch für Backups und Fotos.
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Ohne AVV nach Art. 28 DSGVO solltest du keine Kundendaten in eine Software geben.
• Verschlüsselung: Übertragung per TLS ist Standard. Besser ist, wenn Gesundheitsangaben und Fotos zusätzlich verschlüsselt gespeichert werden.
• Rollen und Rechte: Azubis oder Aushilfen müssen nicht alles sehen.
• Zugriffsprotokoll: Damit du nachvollziehen kannst, wer wann eine Akte geöffnet hat.
• Export: Du musst deine Daten jederzeit vollständig herausbekommen, zum Beispiel als CSV. Sonst sitzt du beim Anbieter fest.
• Unterschrift am Tablet: Anamnese und Einwilligung direkt im Studio digital unterschreiben lassen spart Papier und Abtippen.

„Kostenlose“ Apps: Wer zahlt die Rechnung?

Bei der Suche nach einer Kundenkartei-App für Kosmetik stößt du schnell auf kostenlose Angebote. Ein Software-Anbieter hat Kosten für Server, Support und Entwicklung. Irgendwer bezahlt das. Typische Modelle:

• Marktplatz-Provision: Die Kartei ist gratis, aber für Neukundinnen über das Portal zahlst du einen Anteil vom Umsatz.
• Zahlungsgebühren: Die App ist kostenlos, wenn Kundinnen über den Anbieter bezahlen. Der verdient an jeder Zahlung mit.
• Freemium: Kartei gratis, aber Fotos, Einwilligungen oder Export kosten extra.
• Werbung oder Datennutzung: Lies in der Datenschutzerklärung nach, ob Daten für eigene Zwecke des Anbieters genutzt werden.

Rechne deshalb nicht nur den Monatspreis, sondern alle Gebühren auf ein Jahr hoch. Ein Abo zum festen Preis ohne Provision ist oft günstiger, als es zuerst aussieht.

Von Papier zu digital an einem Tag

Der Umzug wirkt größer, als er ist. Du musst nicht jede alte Karteikarte abtippen. So gehst du vor:

1. Lege eine Tabelle mit den Spalten Vorname, Nachname, Telefon, E-Mail und Geburtsdatum an. Viele Programme bieten dafür eine Importvorlage.
2. Übertrage nur die Kontaktdaten der aktiven Kundinnen, also alle, die in den letzten 12 bis 24 Monaten da waren.
3. Importiere die Tabelle in die App und prüfe zehn Stichproben.
4. Allergien und Behandlungsverlauf trägst du beim nächsten Besuch der Kundin nach. Lass sie dabei den Anamnesebogen digital neu ausfüllen und die Einwilligung unterschreiben.
5. Die alten Karten bewahrst du sicher verschlossen auf, bis deine Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Danach vernichtest du sie datenschutzgerecht, zum Beispiel per Aktenvernichter mit Partikelschnitt.

Wie lange du Kundendaten aufbewahrst

Für Kosmetikstudios gibt es keine feste Aufbewahrungsfrist für die Kundenkartei, wie sie Ärzte und Heilpraktiker für ihre Behandlungsakte haben. Die DSGVO verlangt aber, dass du Daten löschst, wenn du sie nicht mehr brauchst. Du solltest deshalb selbst eine Frist festlegen und aufschreiben.

Viele Studios orientieren sich an der regelmäßigen Verjährung von 3 Jahren, die erst am Ende des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist. Ob das bei Behandlungen mit Gesundheitsrisiko immer reicht, ist offen. Für Schäden an der Gesundheit gibt es unter Umständen deutlich längere Höchstfristen. Klär deine Frist am besten einmal mit deiner Anwältin oder deinem Datenschutzberater.

Rechnungen und andere Buchungsbelege sind ein eigenes Thema. Für sie gelten steuerliche Aufbewahrungsfristen, unabhängig von der Kundenkartei.

Häufige Fragen