Online-Terminbuchung für Kosmetik-, Nagel- und Wimpernstudios
Für Kosmetikstudios, Nagelstudios, Wimpernstudios · 6 Minuten Lesezeit · geprüft am 14. Oktober 2026
Kurz gesagt
Im Kosmetik-, Nagel- oder Wimpernstudio sind Termine lang, kommen im festen Rhythmus wieder und brauchen beim ersten Mal eine Anamnese. Eine gute Online-Buchung trennt deshalb Neuset und Auffüllen, holt Gesundheitsangaben vor dem ersten Termin ein und sichert lange Termine mit einer Anzahlung ab. So buchen Kundinnen selbst, während du arbeitest.
Warum Beauty-Studios anders buchen
Wenn du allein im Studio stehst, hast du während einer Modellage oder eines Wimpernsets die Hände voll. Ans Telefon gehen kannst du nicht, und Nachrichten beantwortest du abends. Genau da hilft eine Online-Buchung: Die Kundin sucht sich selbst einen freien Platz, du bekommst eine Bestätigung.
Drei Dinge unterscheiden dein Studio von einem Friseursalon:
- Lange Termine: Ein komplettes Wimpernset oder eine Neumodellage blockiert schnell zwei Stunden oder mehr. Fällt so ein Termin aus, ist ein halber Tag weg.
- Fester Rhythmus: Nägel und Wimpern werden regelmäßig aufgefüllt. Wer den nächsten Termin nicht bucht, kommt oft zu spät und braucht dann ein Neuset.
- Erster Termin mit Vorbereitung: Allergien, Hautzustand, Medikamente. Diese Angaben brauchst du vor der Behandlung, nicht danach.
Leistungen so anlegen, dass Kundinnen richtig buchen
Eine typische Panne bei Online-Buchungen im Studio: Eine Kundin bucht „Auffüllen“, obwohl seit dem letzten Termin zu viel Zeit vergangen ist. Dann reicht die Zeit nicht. Schreib die Regel deshalb direkt in den Namen oder die Beschreibung der Leistung.
| Studio | Leistungen trennen | Beispiel für eine klare Beschreibung |
|---|---|---|
| Nagelstudio | Neumodellage, Auffüllen, Ablösen, Maniküre | „Auffüllen Gel: bis 4 Wochen nach dem letzten Termin. Später bitte Neumodellage buchen.“ |
| Wimpernstudio | Neuset, Auffüllen, Lifting, Allergietest | „Auffüllen: bis 3 Wochen nach dem letzten Termin, mindestens 40 % der Wimpern noch vorhanden.“ |
| Kosmetikstudio | Erstbehandlung mit Hautanalyse, Folgebehandlung, Kur | „Erstbehandlung: 90 Min. inkl. Hautanalyse und Beratung. Für Folgetermine bitte Folgebehandlung wählen.“ |
Die Wochenangaben sind Beispiele. Nimm die Fristen, mit denen du in deinem Studio arbeitest, und schreib sie überall gleich: auf der Buchungsseite, in der Bestätigung und am Empfang.
Gib Neukundinnen nur die Leistungen frei, die für den ersten Besuch passen, zum Beispiel „Neuset“ oder „Erstbehandlung“. Auffüllen bei dir ist erst sinnvoll, wenn du die Arbeit kennst.
Den Folgetermin gleich mitbuchen
Der beste Zeitpunkt für den nächsten Termin ist das Ende des aktuellen. Die Kundin sieht gerade das Ergebnis und weiß, dass sie in drei oder vier Wochen wiederkommen will.
- Noch auf dem Stuhl fragen: „Sollen wir dir gleich das Auffüllen in drei Wochen eintragen?“
- Feste Wunschzeit merken: Manche Stammkundinnen wollen immer denselben Wochentag. Trag den nächsten Termin direkt im Kalender ein.
- Wer nicht direkt bucht, bekommt den Link: In der Rechnung oder Danke-Nachricht steht der Link zur Buchungsseite.
- Erinnerung vor dem Termin: 48 Stunden vorher mit Link zum Bestätigen oder Absagen.
Eine Nachricht wie „Zeit fürs Auffüllen, buch jetzt deinen Termin“ an Kundinnen ohne gebuchten Termin ist Werbung. Per E-Mail brauchst du dafür eine Einwilligung oder musst die strengen Bedingungen der Bestandskunden-Ausnahme erfüllen.
Anamnese und Einwilligung vor dem ersten Termin
Angaben zu Allergien, Hautreaktionen, Schwangerschaft oder Medikamenten sind Gesundheitsdaten. Die DSGVO schützt sie besonders (Art. 9 DSGVO). Für ein Kosmetik-, Nagel- oder Wimpernstudio ist es naheliegend, sie mit einer ausdrücklichen Einwilligung der Kundin zu erheben. Welche Rechtsgrundlage genau greift, ist für Beauty-Studios nicht abschließend geklärt. Mit einer ausdrücklichen, unterschriebenen Einwilligung bist du auf der vorsichtigen Seite.
Praktisch heißt das:
- Vor dem ersten Termin abfragen, entweder digital nach der Buchung oder am Tablet im Studio, bevor die Behandlung beginnt.
- Nur abfragen, was du für die Behandlung brauchst. Für eine Maniküre brauchst du keine Medikamentenliste.
- Nicht ins Buchungsformular packen, das alle sehen, die buchen. Die Buchung braucht nur Name, Telefon und E-Mail.
- Einwilligung und Aufklärung zusammen dokumentieren, mit Datum und Unterschrift. Bei Änderungen, etwa einer neuen Allergie, neu unterschreiben lassen.
Allergietest bei Wimpern: Wenn du vor dem ersten Set oder Lifting einen Patch-Test machst, leg ihn als eigene kurze Leistung an. Den Abstand zum eigentlichen Termin richtest du nach der Empfehlung des Herstellers deines Klebers oder deiner Liftinglösung. So kann die Kundin beides direkt hintereinander buchen.
Anzahlung bei langen Terminen
Ein Rechenbeispiel: Ein Wimpernset dauert 2,5 Stunden und kostet 130 €. Kommt die Kundin nicht, fehlen dir die 130 €, und der Platz ist so kurzfristig kaum neu zu vergeben. Bei zwei solchen Ausfällen im Monat sind das 260 €.
Eine Anzahlung bei der Online-Buchung verringert dieses Risiko. Sie muss nicht für alle gelten. Sinnvoll ist sie vor allem:
- für Neukundinnen, die du noch nicht kennst,
- für lange Leistungen wie Neuset, Neumodellage oder große Gesichtsbehandlungen,
- für Kundinnen, die schon einmal nicht erschienen sind.
Wichtig ist, dass die Regel bei der Buchung klar vereinbart ist: Höhe der Anzahlung, Frist für eine kostenlose Absage und was bei späterer Absage passiert. Ausfallregeln sind grundsätzlich zulässig, wenn sie wirksam vereinbart sind, eine einheitliche Rechtsprechung gibt es aber nicht.
Die Anzahlung wird mit dem Endpreis verrechnet. Schreib das dazu. Dann fühlt es sich für die Kundin nicht wie eine Gebühr an, sondern wie ein Teil des Preises.
Fotos deiner Arbeiten auf der Buchungsseite
Bei Nägeln und Wimpern entscheiden Bilder. Eine Buchungsseite mit Fotos deiner Arbeiten zeigt, was die Kundin erwartet, und spart Rückfragen.
- Vorher fragen: Fotografiere und zeig nur Arbeiten von Kundinnen, die zugestimmt haben. Am besten schriftlich, mit Angabe, wo das Bild erscheint (Buchungsseite, Instagram).
- Gesicht nur, wenn nötig: Bei Wimpern reicht oft ein Ausschnitt des Auges. Nägel brauchen gar kein Gesicht.
- Widerruf ernst nehmen: Will eine Kundin ihr Foto später nicht mehr sehen, nimm es heraus.
- Eigene Bilder statt Stockfotos: Fremde Bilder wecken Erwartungen, die du vielleicht nicht erfüllen kannst. Außerdem brauchst du für fremde Fotos die Nutzungsrechte.
Checkliste für deine Buchungsseite
- Leistungen mit klaren Namen, Dauer und Preis anlegen, Neuset und Auffüllen getrennt.
- Für Neukundinnen nur Erstleistungen freigeben.
- Anamnese und Einwilligung für den ersten Termin vorbereiten.
- Anzahlung für lange Termine und Neukundinnen festlegen, Absagefrist sichtbar machen.
- Erinnerung 48 Stunden vorher mit Absage-Link einschalten.
- Fünf bis zehn Fotos eigener Arbeiten mit Einwilligung hochladen.
- Buchungslink in Instagram, Google-Profil und WhatsApp-Begrüßung eintragen.
In Praxsy unterschreiben Kundinnen Einwilligungen am Tablet im Studio, und die Anzahlung bei der Buchung läuft über dein eigenes Stripe-Konto.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Anamnese vor der Wimpernverlängerung?
Für die Behandlung ist es sinnvoll, Allergien und Augenerkrankungen vorher abzufragen. Weil das Gesundheitsdaten sind, solltest du dafür eine ausdrückliche, unterschriebene Einwilligung der Kundin einholen.
Darf ich bei der Online-Buchung eine Anzahlung verlangen?
Ja, wenn die Anzahlung und die Absageregeln bei der Buchung klar vereinbart sind. Eine einheitliche Rechtsprechung zu Ausfallregeln im Beauty-Bereich gibt es nicht, deshalb sollten Höhe und Fristen angemessen sein.
Wie verhindere ich, dass Kundinnen Auffüllen statt Neuset buchen?
Schreib die Frist direkt in Namen oder Beschreibung, etwa „Auffüllen: bis 3 Wochen nach dem letzten Termin“. Gib Neukundinnen nur Erstleistungen frei.
Darf ich Fotos von Kundinnen auf meiner Buchungsseite zeigen?
Nur mit Einwilligung der Kundin. Lass dir am besten schriftlich bestätigen, wo du das Bild zeigen darfst, und nimm es heraus, wenn sie die Einwilligung widerruft.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung. Für deinen konkreten Fall frag bitte deine Steuerberatung, deine Kammer oder eine Anwältin.