Terminerinnerung Vorlagen: 8 Texte für E-Mail und SMS
Für Friseure, Barbershops, Nagelstudios, Kosmetikstudios, Wimpernstudios, Praxen · 7 Minuten Lesezeit · geprüft am 14. Oktober 2026
Kurz gesagt
Eine gute Terminerinnerung nennt Datum, Uhrzeit, Ort und einen Link zum Bestätigen oder Absagen, mehr nicht. Schick sie etwa 48 Stunden vorher, damit du eine Absage noch neu vergeben kannst. Unten findest du 8 Vorlagen für E-Mail und SMS, darunter neutrale Fassungen für Praxen ohne Behandlungsbezeichnung.
Was in jede Terminerinnerung gehört
Eine Erinnerung hat einen Job: Die Kundin soll den Termin nicht vergessen, und wenn sie nicht kann, soll sie früh absagen. Alles, was davon ablenkt, macht die Nachricht schwächer. Diese Punkte gehören rein:
- Absender, den man sofort erkennt: der Name deines Salons oder deiner Praxis, nicht „Info“ oder „Termin-Service“.
- Wochentag, Datum und Uhrzeit: „Donnerstag, 16. Oktober, 14:30 Uhr“. Der Wochentag verhindert Verwechslungen.
- Ort: Adresse, bei Bedarf Stockwerk, Hinterhof oder Parkhinweis.
- Ein Link zum Bestätigen oder Absagen: Je leichter die Absage, desto früher wird die Lücke frei.
- Die Absagefrist: „bitte bis 24 Stunden vorher“. Wenn du eine Ausfallgebühr oder Anzahlung hast, nenn sie hier noch einmal kurz.
- Telefonnummer: für alle, die lieber anrufen.
Bitte aktiv um eine Absage, statt sie zu verbieten. „Sag uns bitte Bescheid, damit jemand anderes den Platz bekommt“ wirkt besser als „Nicht abgesagte Termine werden berechnet“.
Was nicht in die Erinnerung gehört
Keine Werbung. Eine reine Terminerinnerung gehört nach verbreiteter Auffassung zur Abwicklung des gebuchten Termins. Dafür brauchst du dann keine Werbe-Einwilligung nach § 7 UWG. Das ist allerdings eine gängige Auslegung, kein ausdrückliches Urteil. Sicher ist: Sobald ein Rabattcode, ein Produkttipp oder eine Bitte um eine Google-Bewertung in der Nachricht steht, ist es Werbung. Der Bundesgerichtshof hat eine Bewertungsbitte in einer E-Mail zur Rechnung als Werbung eingestuft (BGH, VI ZR 225/17). Dann brauchst du eine Einwilligung.
Keine Gesundheitsdaten. In der Erinnerung steht „Dein Termin morgen um 10 Uhr“, nicht „Deine Nachbehandlung wegen Hautreizung“. SMS-Texte werden auf Sperrbildschirmen angezeigt und landen bei Familienhandys auch mal bei anderen. Für Praxen gilt das besonders streng, dazu unten mehr.
Pack Angebote nicht „nebenbei“ in die Erinnerung. Damit wird aus einer erlaubten Service-Nachricht eine Werbe-Nachricht, für die du eine Einwilligung brauchst.
Der richtige Zeitpunkt: 48 Stunden und optional 2 Stunden vorher
Erinnerst du erst am Abend vorher, ist eine Absage für dich oft wertlos: Den Platz bekommst du so kurzfristig kaum neu vergeben. Bewährt hat sich dieser Ablauf:
- 48 Stunden vorher: Erinnerung mit Link zum Bestätigen oder Absagen. Wer absagt, tut es jetzt, und du hast noch einen Tag, um die Lücke zu füllen.
- Optional 2 Stunden vorher: kurze SMS ohne Link, nur Uhrzeit und Adresse. Das lohnt sich bei langen Terminen wie Färben, Neumodellage oder einem kompletten Wimpernset.
- Wer bis 24 Stunden vorher nicht bestätigt hat: kurz anrufen oder eine zweite Nachricht schicken.
Ein Rechenbeispiel, damit du siehst, worum es geht: Fallen pro Woche 2 Termine à 60 € unangekündigt aus, fehlen dir im Monat rund 520 €. Schon ein Ausfall weniger pro Woche bringt dir über das Jahr gut 3.000 € zurück.
Teste selbst, statt Studien zu glauben: Zähl vier Wochen lang die No-Shows mit einer Erinnerung, dann vier Wochen mit zwei Erinnerungen. Was bei deinen Kundinnen wirkt, ist die einzige Zahl, die zählt.
Vorlagen für die E-Mail
Ersetze alles in eckigen Klammern. Die Du-Vorlagen passen für Salons und Studios, die Sie-Vorlage für Praxen.
Vorlage 1: Standard-Erinnerung (48 Stunden vorher)
Betreff: Erinnerung: Dein Termin am [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit]
Hallo [Vorname], wir freuen uns auf dich! Hier noch einmal deine Termindaten: [Leistung] am [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit] bei [Mitarbeiterin] in [Straße, Ort].
Passt alles? Dann bestätige kurz hier: [Link Bestätigen]. Falls etwas dazwischenkommt, sag bitte bis [Frist, z. B. 24 Stunden vorher] ab oder verschieb den Termin: [Link Absagen]. Dann kann jemand anderes den Platz bekommen. Liebe Grüße, [Name], [Betrieb], [Telefon]
Vorlage 2: Erinnerung mit Anzahlung
Betreff: Dein Termin am [Datum]: Anzahlung ist angekommen
Hallo [Vorname], danke für deine Anzahlung von [Betrag] €. Dein Termin: [Leistung] am [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit]. Die Anzahlung verrechnen wir mit dem Endpreis.
Absagen oder verschieben kannst du bis [Frist] über diesen Link: [Link Absagen]. Bei einer späteren Absage oder wenn du nicht kommst, behalten wir die Anzahlung ein, so wie bei der Buchung vereinbart. Bis bald, [Name], [Betrieb]
Vorlage 3: Erster Besuch (Neukundin)
Betreff: Dein erster Termin bei [Betrieb] am [Datum]
Hallo [Vorname], schön, dass du zu uns kommst! Dein Termin: [Leistung] am [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit]. Plan bitte 5 bis 10 Minuten mehr ein, beim ersten Mal besprechen wir in Ruhe deine Wünsche. [Optional: Bitte komm ohne Augen-Make-up / ohne Nagellack / mit trockenem Haar.] Du findest uns in [Adresse, Stockwerk], parken kannst du [Parkhinweis].
Bestätigen: [Link Bestätigen]. Absagen oder verschieben bis [Frist]: [Link Absagen]. Fragen? Ruf an unter [Telefon]. Bis bald, [Name]
Vorlage 4: Praxis, neutral ohne Behandlungsbezeichnung
Betreff: Terminerinnerung [Praxisname]
Guten Tag [Anrede] [Nachname], wir erinnern Sie an Ihren Termin am [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit] in unserer Praxis, [Adresse].
Bitte bestätigen Sie den Termin hier: [Link Bestätigen]. Wenn Sie den Termin nicht wahrnehmen können, sagen Sie bitte bis [Frist] ab: [Link Absagen] oder telefonisch unter [Telefon]. Mit freundlichen Grüßen, Ihr Praxisteam [Praxisname]
Vorlagen für die SMS
Eine SMS hat 160 Zeichen. Wird es länger, verschickt das System zwei SMS und du zahlst doppelt. Emojis und manche Sonderzeichen verkürzen die Länge pro SMS deutlich, lass sie deshalb weg. Nutze kurze Links.
Vorlage 5: Kurz, 48 Stunden vorher
Hallo [Vorname], Erinnerung: [Wochentag], [Datum], [Uhrzeit] bei [Betrieb]. Absagen oder verschieben: [Kurzlink]. Bis bald!
Vorlage 6: Mit Bitte um Bestätigung
[Betrieb]: Dein Termin am [Datum] um [Uhrzeit]. Bitte kurz bestätigen: [Kurzlink]. Absage bitte bis [Frist] über den Link.
Vorlage 7: Kurz vor dem Termin (2 Stunden vorher)
Hallo [Vorname], heute um [Uhrzeit] bei [Betrieb], [Straße]. Wir freuen uns auf dich! Falls was ist: [Telefon]
Vorlage 8: Praxis, neutral
[Praxisname]: Erinnerung an Ihren Termin am [Datum] um [Uhrzeit]. Absage bitte bis [Frist]: [Kurzlink] oder [Telefon].
Schick dir jede Vorlage einmal selbst aufs Handy. So siehst du, wie Absender, Länge und Link auf dem Sperrbildschirm wirken.
Für Praxen: Schweigepflicht und Einwilligung
Arzt-, Physio- und Heilpraktikerpraxen haben eine Hürde mehr. Die Schweigepflicht gilt neben der DSGVO, und geschützt ist schon die Tatsache, dass jemand bei dir in Behandlung ist. Eine SMS mit „Ihre Faltenbehandlung morgen“ auf einem fremden Display verrät genau das.
- Ausdrückliche Einwilligung einholen: Hinweise von Bundesärztekammer und KBV sowie Fachbeiträge empfehlen eine ausdrückliche, nachweisbare Einwilligung für Erinnerungen per SMS und E-Mail. Am einfachsten fragst du sie bei der Buchung oder auf dem Aufnahmebogen ab.
- Über den Dienstleister informieren: Sag den Patienten, über welchen Anbieter Erinnerungen verschickt werden.
- Neutral formulieren: keine Behandlung, keine Diagnose, kein Fachgebiet im Text. Nimm die Vorlagen 4 und 8.
- Absendernamen prüfen: Wenn schon der Praxisname viel verrät (etwa ein bestimmtes Fachgebiet), reicht als Absender auch der Name der Praxisinhaberin.
Wer nicht eingewilligt hat, bekommt keine digitale Erinnerung. Für diese Patienten bleibt der Anruf oder die Terminkarte zum Mitnehmen.
Die häufigsten Fehler
- Zu spät erinnern: Am Vorabend um 20 Uhr ist die Lücke für morgen früh kaum noch zu füllen.
- Kein Absage-Link: Wer erst anrufen muss, sagt seltener ab und kommt dann einfach nicht.
- Antworten ins Leere: Wenn Kunden auf eine No-Reply-Adresse antworten, geht die Absage verloren. Gib eine Adresse oder Nummer an, die du liest.
- Werbung untergemischt: Aus der Erinnerung wird eine Werbe-Nachricht, für die du eine Einwilligung brauchst.
- Zu viel Text: Datum und Uhrzeit müssen in der Vorschau stehen, nicht im dritten Absatz.
Ob du die Erinnerungen von Hand verschickst oder automatisch, ist am Ende eine Zeitfrage. Bei 30 Terminen pro Woche und zwei Minuten pro Nachricht sind das eine Stunde pro Woche. Praxsy verschickt die Erinnerung automatisch mit Knopf zum Bestätigen oder Absagen, und den Text kannst du an deinen Ton anpassen.
Häufige Fragen
Wann sollte man eine Terminerinnerung schicken?
Etwa 48 Stunden vor dem Termin. Dann bleibt nach einer Absage genug Zeit, um den Platz neu zu vergeben. Bei langen Terminen kann eine kurze zweite Nachricht etwa 2 Stunden vorher sinnvoll sein.
Brauche ich eine Einwilligung für Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail?
Für eine reine Erinnerung ohne Werbung nach verbreiteter Auffassung nicht, weil sie zur Abwicklung des gebuchten Termins gehört. Ein Urteil dazu gibt es nicht. Praxen sollten wegen der Schweigepflicht immer eine ausdrückliche, nachweisbare Einwilligung einholen.
Darf ich in die Terminerinnerung ein Angebot schreiben?
Dann ist die Nachricht Werbung, und für Werbung per E-Mail oder SMS brauchst du in der Regel eine vorherige Einwilligung. Halte Erinnerung und Werbung deshalb getrennt.
Was darf eine Arztpraxis in eine Terminerinnerung schreiben?
Nur Datum, Uhrzeit, Ort und Absagemöglichkeit. Keine Behandlung, keine Diagnose und kein Fachgebiet, weil schon die Tatsache der Behandlung unter die Schweigepflicht fällt.
Kann ich Terminerinnerungen per WhatsApp schicken?
Rechtlich ist das nicht geklärt. Die normale WhatsApp-App gilt als problematisch, weil sie auf das Adressbuch zugreift und Daten an Meta gehen. Eine Business-Lösung mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Einwilligung gilt als vertretbar, ein Urteil dazu gibt es nicht.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung. Für deinen konkreten Fall frag bitte deine Steuerberatung, deine Kammer oder eine Anwältin.