Kassenbuch führen als Friseur oder Kosmetikstudio: mit Vorlage

Wann du ein Kassenbuch brauchst

Arbeitest du mit offener Ladenkasse, also mit Geldkassette oder Schublade statt mit elektronischer Kasse, ist das Kassenbuch deine wichtigste Aufzeichnung. § 146 Abs. 1 AO verlangt, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden. Das Kassenbuch zeigt dem Finanzamt, wie viel Bargeld an jedem Tag rein- und rausging und was am Abend in der Kasse lag.

Nimmst du gar kein Bargeld an, sondern nur Karte und Überweisung, brauchst du kein Kassenbuch. Sobald aber auch nur ein Teil bar läuft, gehört es dazu.

Im Anwendungserlass zur Abgabenordnung gilt beides als offene Ladenkasse: die summarische Ermittlung der Tageseinnahmen über einen Kassenbericht und manuelle Einzelaufzeichnungen. Welche Variante für dich gilt, hängt von deiner Branche ab.

Einzelaufzeichnung: Warum die Tagessumme beim Friseur nicht reicht

Im Handel darf man die Tageseinnahme rückwärts ermitteln: Abends zählen, Ausgaben und Bankeinzahlungen dazurechnen, Anfangsbestand abziehen. Das nennt man retrograden Kassenbericht. Erlaubt ist das beim Verkauf von Waren an viele unbekannte Personen.

Für Dienstleistungen akzeptiert die Finanzverwaltung das nur, wenn der Kundenkontakt im Wesentlichen auf Bestellung und kurzes Bezahlen beschränkt ist. Entspricht der Kontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung, sind Einzelaufzeichnungen zu führen. Beim Haarschnitt, der Maniküre oder der Gesichtsbehandlung ist genau das der Fall.

In der Praxis heißt das: Du führst neben dem Kassenbuch eine Einnahmenliste, in die du jede Barzahlung sofort einträgst. Den Namen der Kundin musst du nicht notieren, Betrag und Leistung reichen. Die Tagessumme aus dieser Liste überträgst du ins Kassenbuch.

Was ins Kassenbuch gehört

Jede Zeile im Kassenbuch braucht diese Angaben:

• Datum des Geschäftsvorfalls
• fortlaufende Nummer der Buchung
• Belegnummer, damit man den Beleg wiederfindet
• Buchungstext, kurz und verständlich (zum Beispiel „Bareinnahmen laut Einzelliste“, „Kaffee für Kundinnen“)
• Betrag als Einnahme oder Ausgabe
• Kassenbestand nach der Buchung

Dazu gehören auch Vorgänge, die keine Einnahmen sind: Geld, das du privat entnimmst oder einlegst, und Geld, das du zur Bank bringst. Für Privatentnahmen und Einlagen schreibst du einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Grund und Unterschrift.

Am Ende des Tages zählst du die Kasse. Der gezählte Bestand muss mit dem rechnerischen Bestand im Kassenbuch übereinstimmen. Das nennt man Kassensturz. Ein Zählprotokoll, in dem du Scheine und Münzen einzeln aufschreibst, ist nicht vorgeschrieben, erleichtert laut Anwendungserlass aber den Nachweis, dass du wirklich gezählt hast.

Vorlage: Einnahmenliste und Kassenbuch

So sieht ein Tag in einem kleinen Salon aus. Das Beispiel ist erfunden und dient nur zur Orientierung. Zuerst die Einnahmenliste mit jeder Barzahlung:

Die Summe überträgst du ins Kassenbuch. Dazu kommen alle anderen Bewegungen des Tages:

Der gezählte Endbestand stimmt mit dem errechneten Bestand überein. Weicht er ab, trägst du die Differenz mit einem kurzen Vermerk ein, statt die Zahlen passend zu machen.

Kassenbuch in Excel: geht das?

Verboten ist Excel nicht. Das Problem: In einer Tabelle kannst du jede Zelle später ändern, ohne dass es jemand merkt. § 146 Abs. 4 AO verlangt aber, dass der ursprüngliche Inhalt einer Aufzeichnung feststellbar bleibt und erkennbar ist, ob etwas später geändert wurde. Eine normale Excel-Datei erfüllt das nicht. Bei einer Prüfung kann das dazu führen, dass das Finanzamt deine Kassenführung nicht anerkennt.

• Gebundenes Kassenbuch auf Papier mit nummerierten Seiten: einfach und prüfungssicher, solange du mit Kugelschreiber schreibst und Fehler nur durchstreichst.
• Software mit Änderungsprotokoll: Jede Korrektur bleibt sichtbar. Achte darauf, dass der Anbieter das ausdrücklich zusagt.
• Excel als Notlösung: Nur nach Absprache mit deiner Steuerberatung, zum Beispiel mit täglichem Ausdruck und Unterschrift.

Typische Fehler, die bei Prüfungen auffallen

• Kassenminus: Der rechnerische Bestand rutscht unter null. Das ist physisch unmöglich und zeigt, dass Einnahmen fehlen oder Ausgaben zu früh gebucht wurden.
• Nachträgliches Sammeln: Einträge für eine ganze Woche am Sonntag. Der Anwendungserlass nennt Sammeln und spätere Aufzeichnen ausdrücklich unzulässig.
• Fehlende Belege: Jede Ausgabe braucht einen Beleg, notfalls einen Eigenbeleg.
• Privatentnahmen vergessen: Du nimmst 50 € fürs Mittagessen und schreibst es nicht auf. Abends fehlt Geld, das Kassenbuch stimmt nicht.
• Kartenzahlungen als Bareinnahme: Was per Karte bezahlt wurde, liegt nicht in der Kasse. Halte Kartenzahlungen getrennt fest und kläre mit deiner Steuerberatung, wie ihr sie erfasst.
• Runde Zahlen jeden Tag: Ein Bestand von genau 200,00 € an jedem Abend wirkt unglaubwürdig.

Aufbewahrung und der Weg zur digitalen Buchhaltung

Bücher und Aufzeichnungen wie das Kassenbuch bewahrst du 10 Jahre auf. Für Buchungsbelege wie Quittungen und Kassenbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von 8 Jahren. Wie die Übergangsregel genau aussieht, wird unterschiedlich dargestellt, viele Steuerberater raten deshalb, auch Belege weiter 10 Jahre aufzuheben.

Das Kassenbuch ist nur ein Teil deiner Buchhaltung. Den Rest, also Rechnungen, Lieferantenbelege und Kontoauszüge, kannst du digital sammeln. In Praxsy fotografierst du Belege, die KI liest Betrag und Datum aus, und deine Steuerberatung bekommt alles als DATEV-Export. Das ersetzt nicht dein Kassenbuch, spart dir aber den Schuhkarton.

1. Morgens Anfangsbestand prüfen.
2. Jede Barzahlung sofort in die Einnahmenliste eintragen.
3. Für jede Ausgabe aus der Kasse den Beleg in die Kasse legen.
4. Abends zählen, Kassenbuch führen, Bestand vergleichen.
5. Belege einmal pro Woche ablegen oder digital erfassen.

Häufige Fragen