Kassenpflicht beim Friseur: TSE, Belegpflicht und Meldung

Gibt es eine Kassenpflicht für Friseure?

Nein. Kein Gesetz schreibt dir vor, eine elektronische Kasse zu kaufen. Der Anwendungserlass zur Abgabenordnung sagt das sogar ausdrücklich: Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems.

Was es aber gibt, ist eine Pflicht zur ordentlichen Aufzeichnung. Nach § 146 Abs. 1 AO müssen Buchungen und Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Wie du das machst, kannst du wählen:

• Offene Ladenkasse: Geldkassette oder Schublade, dazu ein Kassenbuch und eine Liste der Einnahmen auf Papier.
• Elektronische Kasse: Kassensystem, Kassen-App oder Registrierkasse. Dann gelten zusätzlich TSE-Pflicht, Belegausgabepflicht und Meldepflicht.

Das gilt genauso für Barbershops, Nagelstudios und Kosmetikstudios. Eine Sonderregel nur für Friseure gibt es nicht.

Offene Ladenkasse: erlaubt, aber nicht weniger Arbeit

Viele denken, mit der offenen Ladenkasse reicht es, abends das Geld zu zählen und die Tagessumme einzutragen. Das stimmt nur für bestimmte Betriebe. Das Gesetz erlaubt diese vereinfachte Ermittlung beim Verkauf von Waren an viele unbekannte Personen gegen Bargeld, etwa am Kiosk.

Für Dienstleistungen ist der Anwendungserlass strenger. Die Erleichterung wird dort nur akzeptiert, wenn sich der Kundenkontakt auf Bestellung und kurzes Bezahlen beschränkt. Entspricht der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung, sind Einzelaufzeichnungen zu führen. Beim Friseur, im Nagel- oder Kosmetikstudio ist das der Normalfall: Du sitzt eine Stunde mit der Kundin zusammen.

Für dich heißt das, mit offener Ladenkasse brauchst du:

• eine Liste, in der du jede Bareinnahme einzeln einträgst (Betrag und Leistung, Name der Kundin ist nicht nötig)
• ein Kassenbuch, das du täglich führst
• einen gezählten Kassenbestand am Ende jedes Tages
• Belege für jede Ausgabe aus der Kasse und Eigenbelege für Privatentnahmen und Einlagen

Elektronische Kasse: Diese Pflichten gelten

Sobald du Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen System erfasst, gilt § 146a AO. Das betrifft die klassische Registrierkasse genauso wie eine Kassen-App auf dem Tablet.

• TSE: Das System muss durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Sie besteht aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Die Pflicht gilt seit 2020.
• Belegausgabepflicht: Du musst der Kundin zeitnah einen Beleg ausstellen und zur Verfügung stellen. Das geht auch digital, zum Beispiel per E-Mail oder QR-Code, wenn die Kundin zustimmt. Eine Befreiung kann nur das Finanzamt nach eigenem Ermessen erteilen.
• Meldepflicht: Kasse und TSE musst du dem Finanzamt melden (dazu gleich mehr).
• Aufbewahrung: Die Kassendaten musst du sichern und für Prüfungen bereithalten.

Wichtig: Wer eine elektronische Kasse nutzt, kann sich nicht mehr auf die Erleichterung bei der Einzelaufzeichnung berufen. Das steht ausdrücklich in § 146 Abs. 1 AO. In der Praxis ist das kein Problem, weil die Kasse ohnehin jeden Vorgang einzeln speichert.

Meldung ans Finanzamt über Mein ELSTER

Seit dem 1. Januar 2025 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme dem Finanzamt gemeldet werden. Für Kassen, die schon vor dem 1. Juli 2025 im Einsatz waren, lief die Frist bis zum 31. Juli 2025. Für jede neue Kasse gilt: Meldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung. Auch wenn du eine Kasse außer Betrieb nimmst, musst du das innerhalb eines Monats melden.

1. Lass dir vom Kassenanbieter die Daten geben: Art der Kasse, Art der TSE, Seriennummern und Anschaffungsdatum.
2. Melde dich bei Mein ELSTER an und such das Formular zur Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO.
3. Trag Name, Steuernummer und die Daten jeder Kasse ein und schick die Mitteilung ab.
4. Leg die Bestätigung zu deinen Kassenunterlagen.
5. Wechselst du später die Kasse, meldest du die alte ab und die neue an, jeweils innerhalb eines Monats.

Sonderfälle: Kleinunternehmer und Software mit Barzahlung

Kleinunternehmer sind von TSE- und Meldepflicht nicht ausgenommen. Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Nutzt du eine elektronische Kasse, gelten alle Pflichten oben auch für dich.

Rechnungs- oder Terminsoftware, in der du Barzahlungen festhältst: Hier wird es unklar. Fachbeiträge gehen davon aus, dass Faktura- und Warenwirtschaftssysteme mit dem Teil, der Barzahlungen erfasst, unter § 146a AO fallen können. Reine Buchhaltungsprogramme sind nach § 1 KassenSichV ausgenommen. Ob eine Termin- oder Rechnungssoftware, in der du eine Zahlung als „bar“ markierst, schon als Kasse zählt, ist nicht abschließend geklärt. Kläre das mit deiner Steuerberatung, bevor du Bargeld nur dort erfasst.

Praxsy hat derzeit keine Kasse mit TSE, sie ist als Zusatz geplant. Barzahlungen kannst du in Praxsy nur dokumentieren, das Bargeld selbst läuft weiter über deine TSE-Kasse oder deine offene Ladenkasse mit Kassenbuch.

Was droht bei Fehlern?

Das Finanzamt kann jederzeit zur Kassen-Nachschau kommen, ohne Ankündigung und während deiner Öffnungszeiten (§ 146b AO). Du musst dann Aufzeichnungen und Kassendaten vorlegen. Ergeben sich Auffälligkeiten, kann die Prüferin direkt zu einer Außenprüfung übergehen.

• Schätzung: Ist deine Kassenführung nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt deine Einnahmen schätzen (§ 162 AO). Das fällt selten zu deinen Gunsten aus.
• Bußgeld: Wer eine elektronische Kasse nicht oder nicht richtig verwendet oder nicht mit TSE schützt und dadurch Steuerverkürzung ermöglicht, riskiert ein Bußgeld von bis zu 25.000 € (§ 379 Abs. 1 Nr. 4 bis 6 und Abs. 6 AO). Voraussetzung ist Vorsatz oder Leichtfertigkeit.

Die meisten Probleme entstehen nicht durch Betrug, sondern durch Lücken: fehlende Belege, nachträglich eingetragene Tage, ein Kassenbestand, der rechnerisch ins Minus rutscht.

Offene Ladenkasse oder TSE-Kasse: der Vergleich

Ein Rechenbeispiel zum Abwägen: Nimmst du an 5 Tagen je 6 Kundinnen bar an und brauchst pro Eintrag 1 Minute plus 10 Minuten Kassenbuch am Abend, sind das 80 Minuten pro Woche, also knapp 6 Stunden im Monat. Eine Kassen-App mit TSE nimmt dir einen Teil davon ab, kostet aber jeden Monat Geld. Bei wenig Bargeld lohnt sich die offene Ladenkasse oft, bei viel Bargeld eher nicht.

1. Prüf, wie viel Prozent deiner Einnahmen bar kommen.
2. Entscheide dich für offene Ladenkasse oder elektronische Kasse, nicht für ein Mischmodell ohne klare Regeln.
3. Bei elektronischer Kasse: TSE prüfen, Belege einrichten, innerhalb eines Monats melden.
4. Bei offener Ladenkasse: Einnahmenliste und Kassenbuch ab dem ersten Tag führen.
5. Lass dir die Lösung einmal von deiner Steuerberatung bestätigen.

Häufige Fragen