Kleinunternehmerregelung für Kosmetikerinnen und Friseure 2026

Die Grenzen 2026 auf einen Blick

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Grenzen. Für 2026 hat sich daran nichts geändert. Maßgeblich ist dein Gesamtumsatz, also die Entgelte, die du tatsächlich eingenommen hast. Da du als Kleinunternehmerin keine Umsatzsteuer berechnest, ist das schlicht das Geld, das deine Kundinnen dir zahlen.

Das Gründungsjahr ist ein Sonderfall. Die Finanzverwaltung sieht im ersten Jahr die Grenze von 25.000 € als maßgeblich an, auch wenn du erst im Herbst startest. Aus dem Gesetzeswortlaut ergibt sich das laut Fachliteratur nicht ganz eindeutig. Wenn du im ersten Jahr in die Nähe von 25.000 € kommst, sprich rechtzeitig mit deiner Steuerberatung.

Rechenbeispiel: Wann kippt die Grenze?

Ein erfundenes Beispiel: Eine Kosmetikerin arbeitet drei Tage pro Woche und hat zwölf Behandlungen à 55 €. Das sind 660 € pro Woche. Bei 44 Arbeitswochen kommt sie auf 29.040 € im Jahr.

Damit liegt sie über 25.000 €. Im laufenden Jahr bleibt sie Kleinunternehmerin, weil 100.000 € nicht erreicht werden. Ab dem 1. Januar des nächsten Jahres muss sie aber Umsatzsteuer berechnen.

Behält sie ihre Preise bei, steckt in jeden 55 € jetzt Umsatzsteuer: 55 € geteilt durch 1,19 sind 46,22 € netto und 8,78 € Steuer. Auf das Jahr gerechnet gehen rund 4.640 € ans Finanzamt. Will sie netto genauso viel verdienen wie vorher, müsste sie rund 65 € verlangen.

Rechne deshalb nicht erst im Dezember. Schau jeden Monat, wo du stehst, und plane einen Wechsel samt neuer Preise frühzeitig.

Vorteile und Nachteile

• Günstigere Preise für Privatkundinnen: Du kannst niedriger anbieten als eine Kollegin, die Umsatzsteuer abführt, oder bei gleichem Preis mehr behalten.
• Weniger Aufwand: Keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen, einfachere Rechnungen.
• Kein Vorsteuerabzug: Die Umsatzsteuer in deinen Einkäufen bekommst du nicht zurück. Kaufst du eine Behandlungsliege und ein Gerät für zusammen 5.950 € brutto, bleiben die 950 € Umsatzsteuer bei dir hängen. Als Regelbesteuerte würdest du sie vom Finanzamt zurückbekommen.
• Die Grenze im Nacken: Wächst dein Studio, musst du irgendwann umstellen. Das betrifft Preise, Rechnungen und Buchhaltung.

Ein Rechenbeispiel zum Preisvorteil: Eine Kollegin mit Regelbesteuerung, die für eine Maniküre 40 € netto behalten will, muss 47,60 € verlangen. Als Kleinunternehmerin kannst du 45 € nehmen, bist günstiger und behältst trotzdem 5 € mehr als sie. Kaufst du dagegen viel Material und Geräte ein, schmilzt dieser Vorteil, weil du die Umsatzsteuer darin selbst trägst.

Du kannst auch freiwillig auf die Regelung verzichten, etwa im Gründungsjahr mit hohen Investitionen. Dann bist du aber mindestens fünf Kalenderjahre daran gebunden (§ 19 Abs. 3 UStG). Diese Entscheidung solltest du mit deiner Steuerberatung durchrechnen.

Rechnungen als Kleinunternehmerin

Auch ohne Umsatzsteuer brauchen deine Rechnungen bestimmte Angaben. Seit 2025 regelt das § 34a UStDV:

• Name und Anschrift von dir und der Kundin
• deine Steuernummer, deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder deine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Art und Umfang der Leistung, zum Beispiel „Gesichtsbehandlung 60 Minuten“
• den Gesamtbetrag und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer

Ein üblicher Hinweis lautet: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Weise auf keinen Fall Umsatzsteuer aus. Wer das tut, schuldet sie dem Finanzamt, auch als Kleinunternehmerin (§ 14c UStG).

E-Rechnung: Kleinunternehmer müssen auch ab 2027 und 2028 keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können musst du sie aber seit 2025, zum Beispiel wenn dein Großhändler sie schickt. Für Rechnungen an Privatkundinnen ändert sich ohnehin nichts.

In Praxsy stellst du in den Rechnungseinstellungen einmal „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ ein, dann erscheinen Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit dem passenden Hinweis.

Kleinunternehmerin und Kasse

Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Alle anderen Pflichten bleiben:

• Nutzt du eine elektronische Kasse, braucht sie eine zertifizierte TSE, du musst Belege ausgeben und die Kasse über Mein ELSTER melden.
• Arbeitest du mit offener Ladenkasse, führst du ein Kassenbuch und zeichnest jede Bareinnahme einzeln auf.
• Du führst eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung und gibst deine Einkommensteuererklärung ab.

Häufige Irrtümer

• „Die Grenze gilt für meinen Gewinn.“ Nein, es zählt der Umsatz. Auch wenn nach Material und Miete kaum etwas übrig bleibt, können 25.000 € Umsatz schnell erreicht sein.
• „Kleinunternehmerin heißt keine Steuern.“ Nein. Du sparst dir nur die Umsatzsteuer. Einkommensteuer zahlst du ganz normal auf deinen Gewinn, und je nach Gewerbe kann auch Gewerbesteuer dazukommen.
• „Kleingewerbe und Kleinunternehmerin sind dasselbe.“ Nein. Kleingewerbe ist ein Begriff aus dem Handels- und Gewerberecht. Die Kleinunternehmerregelung ist eine Regel der Umsatzsteuer. Das eine hat mit dem anderen nichts zu tun.
• „Anzahlungen zählen erst beim Termin.“ Der Gesamtumsatz wird nach den Entgelten berechnet, die du eingenommen hast. Eine Anzahlung, die im Dezember eingeht, gehört deshalb zum Dezember, auch wenn der Termin im Januar ist.
• „Ich warte bis Silvester und schaue dann.“ Wer im laufenden Jahr über 100.000 € kommt, verliert die Regelung sofort. Bei den meisten Solo-Studios ist das kein Thema, bei wachsenden Salons mit Angestellten aber schon.

Checkliste: Passt die Regelung zu dir?

1. Schätze deinen Umsatz für dieses und nächstes Jahr. Liegst du sicher unter 25.000 €?
2. Plane große Anschaffungen in den nächsten zwei Jahren? Rechne aus, wie viel Vorsteuer du verschenken würdest.
3. Verkaufst du fast nur an Privatkundinnen? Dann ist der Preisvorteil echt.
4. Prüf monatlich, wo du stehst, vor allem im Herbst mit Gutscheinverkauf und Weihnachtsgeschäft.
5. Steht der Wechsel an: Preise neu kalkulieren, Rechnungsvorlage umstellen, Kundinnen rechtzeitig informieren.

Häufige Fragen